Notificación ante tramites institucionales
Boletín Semanal: 17-21 Enero 2022
Con la llegada de la pandemia Covid-19, se generó un cambio en la forma y la atención a los trámites de renovación de permisos. Dejando de lado la interacción y diálogo de la presencia física para dar lugar a atenciones de tipo virtual. Esta ofrece ventajas en cuanto al desplazamiento, pero trae consigo inconvenientes en la eficiencia y claridad de respuesta. Adicionalmente las prórrogas del vencimiento de permisos o concesiones generaron incertidumbre en el avance de trámites.
El canal de comunicación debe ser eficaz en ambos sentidos, de esta manera se recuerda la importancia en la recepción y respuesta de parte del empresario.
En ocasiones el empresario delega en otras personas la responsabilidad de respuesta y notificación de trámites, como por ejemplo tramitadores de permisos, sin embargo; se han presentado casos donde las notificaciones llegan a otras oficinas distintas a las estaciones de servicio, lo que ha puesto en apuros la tramitación debida y hasta prevenciones de cierre. Ante todo, se debe indicar a la DGTCC-MINAE que se notifique al correo electrónico del representante legal de la estación, y por supuesto que sea un correo con constante revisión de parte del interesado.
También cobra importancia que cualquier cambio en los correos o números de teléfono deben ser notificados a DGTCC-MINAE e incluidos en los expedientes respectivos. No basta con haberlos incluido al inicio de la concesión, ya que por experiencia algunos expedientes están incompletos.
Consejos importantes.
- Tenga un registro a la vista de fechas con los vencimientos de sus permisos (MINAE, RECOPE, Ministerio Salud, Patente municipal y otros).
- Su solicitud de renovación de permiso debe ser realizada con anticipación (al menos 90 días).
- Anote su correo y número de teléfono para las notificaciones.
- Todo trámite requiere de un análisis e incluso de ampliación de información (requiere varios días).
- “La primera impresión vale oro”. La buena imagen de la estación de servicio favorece ante las inspecciones.
- Verifique su estado en la CCSS y Hacienda antes de iniciar el trámite.
Los documentos de renovación del permiso de DGTCC-MINAE se incluyen en las plantillas para tal caso y se desglosan a continuación:
- Solicitud de renovación original firmada por el representante legal. Esta debe indicar los tipos de combustible que se distribuyen y además y muy importante los medios para recibir notificaciones.
- Personería jurídica.
- Cédula del representante legal.
- Certificación literal de la propiedad donde se ubica la estación de servicio.
- Copia del plano catastrado.
- Certificación y comprobante de las pruebas de hermeticidad a tanques, tuberías de combustible y de venteos.
- Certificación de las obras civiles (firmada por un ingeniero civil, no arquitecto).
- Certificación de las obras eléctricas y mecánicas (firmada por ingeniero eléctrico, mecánico o electromecánico).
- Registro fotográfico en cumplimiento del decreto ejecutivo 30131 MINAE-S.
- Copia del PSF (Permiso Sanitario de Funcionamiento).
- Comprobante de estar al día con las obligaciones obrero-patronales (CCSS).
- Comprobante de estar al día con las obligaciones tributarias (Ministerio de Hacienda).
- Autenticación de las firmas físicas y personería jurídica.
- Enviar toda la información al correo dgtcc@minae.go.cr
Ante cualquier consulta, la Cámara de Empresarios del Combustible se pone a su disposición para apoyarle o acompañarle en sus trámites, contáctenos al correo pguzman@empresariosdelcombustible.com
Obtenga acá los requisitos para renovación de permisos: